La segreteria telefonica è un prodotto che è ormai sempre più indispensabile per studi professionali e medici che non vogliono perdere le comunicazioni dei propri clienti e pazienti. Già importante per chi ne fa un suo prettamente domestico, è chiaro come professioni del genere possano beneficiare enormemente della presenza di un dispositivo come la segreteria telefonica che contribuisce all’aumento del business e della corretta gestione del cliente.
Trattandosi di un uso professionale di questo apparecchio, rispetto a chi lo usa in casa, ci sono caratteristiche che diventano fondamentali da tenere d’occhio nel momento in cui andiamo ad acquistare una nuova segreteria telefonica per il nostro studio medico o professionale.
Memoria di archiviazione
Il primo fattore importante da considerare e tenere d’occhio riguarda sicuramente la memoria di archiviazione del nostro dispositivo. Parliamo di aziende e società che solitamente sono aperte ed attive o mezza giornata o al massimo 8-10 ore, e per il resto del tempo devono essere in grado di registrare i messaggi che possono essere lasciati dai clienti. Oltre a questo dobbiamo poi considerare i periodi come i weekend, dove gli studi restano chiusi due giorni, per non parlare delle vacanze (natalizie o pasquali) o dei periodi di ferie, dove la società può tenere l’ufficio chiuso anche per due o tre settimane.
E’ chiaro che in una situazione del genere diviene fondamentale poter contare su un apparecchio in grado di registrare una grande quantità di messaggi. Questa particolare tipologia di memoria la ritroviamo in tutti quegli apparecchi di fascia media, che riescono in genere ad avere una capienza di circa 48 – 60 minuti, un tempo che basta per gestire la quantità di messaggi che possono essere lasciati ad uno studio medico. Se invece si vuole stare più tranquilli e sicuri, si potrebbe optare per quei modelli in grado, addirittura, di registrare ininterrottamente per giorni, anche se qui dobbiamo necessariamente spostarci verso apparecchi di fascia medio alta.
Alimentazione e ricarica
Un’altra caratteristica importante per una segreteria telefonica adatta ad uno studio medico riguarda l’alimentazione. Può infatti accadere, di notte o nel week-end, che ci siano interruzioni della corrente, sia per malfunzionamenti che per maltempo. E’ importante, quindi, orientarsi nella scelta su un modello che sia in grado sia di ricaricarsi ed alimentarsi con la classica presa di corrente, ma che preveda al suo interno anche il vano per le batterie, che possono entrare in funzione nel momento in cui non si ha accesso alla rete elettrica tradizionale.
Qualità audio e identificazione del chiamante
Per quanto riguarda la qualità audio, questa è oggi giorno ottima sia nei modelli entry level che in quelli più sofisticati, mentre una grande attenzione può essere data alle funzioni di identificazione del chiamante.
Non sempre, infatti, i pazienti o i clienti hanno l’accortezza di lasciare il proprio nome e cognome, o il proprio recapito telefonico quando effettuano una chiamata. Molti apparecchi, però, prevedono l’identificazione del numero che ha chiamato e l’ora in cui è stato lasciato il messaggio. Questa funzione, basilare, può consentire cosi allo studio medico di reperire in breve tempo le informazioni sulla persona che ha chiamato per poterla ricontattare.
Meno importante, per uno studio medico, può essere invece la funzione, disponibile ormai in molti modelli, dell’avviso verso un numero esterno nel momento in cui si riceve una telefonata. Rispetto ad un uso domestico, infatti, uno studio medico (il dottore o una segretaria), non ha la necessità di essere avvisata nel momento in cui un nuovo messaggio viene lasciato in segreteria.
Queste sono, quindi, le caratteristiche importanti e basilari che devono essere evidenziate nel momento in cui viene ricercata una segreteria telefonica che possa essere adatto per l’uso all’interno di uno studio medico, fattori diversi da quelli ricercati da chi invece ne fa un uso prettamente domestico.
