A cosa serve la segreteria telefonica? Cosa sapere, guida all’acquisto, informazioni utili

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Se vuoi sapere a cosa serve la segreteria telefonica, sei nel posto giusto. In questa breve guida ti insegneremo cos’è questo strumento e ti spiegheremo come usarlo in casa o in ufficio. Prima di acquistare il proprio apparecchio infatti bisogna conoscere nel dettaglio ogni aspetto.

Segreteria telefonica: cos’è e a cosa serve

La segreteria telefonica è uno strumento della telecomunicazione che viene usato per una linea telefonica fissa oppure portatile. Infatti può essere adoperata sia con i telefoni fissi di una casa o di un ufficio e sia con gli smartphone.

Le segreterie telefoniche servono per registrare le chiamate in entrata quando non possiamo rispondere. Se non siamo in casa e qualcuno chi telefona, potremo impostare la segreteria telefonica per far registrare un messaggio al chiamante. Al nostro ritorno potremo riascoltare tutti i messaggi e poi decidere se archiviarlo od eliminarli.

Ogni sistema dispone delle sue opzioni personalizzate. Infatti potremo scegliere anche di filtrare alcune chiamate in entrata per mettere in rilievo quelle più importanti. Questo sistema è molto utile nelle aziende per rimanere in contatto stretto con i propri clienti.

Come funziona

Il funzionamento di una segreteria telefonica è davvero semplice. Dopo aver capito a grandi linee a cosa serve una segreteria telefonica, occorre sapere come impostarla sul proprio numero telefonico e come gestire le chiamate. Installare una segreteria sulla propria linea è molto semplice e si differenzia in base al nostro operatore telefonico. Per ascoltare i messaggi registrati basterà digitare un codice sul display diverso per ogni operatore.

La stessa cosa vale per l’attivazione e la disattivazione dell’opzione. Ogni operatore ha il suo numero preciso per completare le differenti azioni del sistema.

La segreteria telefonica si attiva dopo un certo numero di squilli da parte del numero chiamante. Dopo gli squilli infatti sentiremo l’attivazione della segreteria e la voce registrata che ci dirà che potremo registrare un messaggio dopo il segnale acustico. Molte segreterie consentono di consultare i messaggi archiviati anche da remoto semplicemente digitando il proprio numero in aggiunta ad un codice segreto.

Sul telefono fisso saremo avvisati della presenza di messaggi registrati tramite una segnalazione luminosa. Sullo smartphone invece saremo avvisati tramite un sms o una chiamata registrata da parte del nostro operatore telefonico.

Vantaggi di una segreteria

Se prima non sapevi a cosa serve una segreteria telefonica, adesso avrai sicuramente delle idee più chiare. Ma non basta. Occorre conoscere tutti gli aspetti positivi di avere questo sistema installato sulla propria linea telefonica.

La segreteria infatti può consentire di registrare tutte le chiamate perse. In questo modo potremo salvare sempre ogni chiamata entrata e potremo anche avere delle informazioni aggiuntive circa l’orario. Un altro vantaggio di questo sistema è che potremo registrare il nostro messaggio per un utente anche se questo è impegnato con un’altra conversazione. Infatti la linea telefonica viaggia su un altro binario quando vogliamo registrare un vocale.

Adoperare la segreteria telefonica per il lavoro, nelle piccole o medie imprese, è un grande vantaggio, soprattutto con le novità tecnologiche. Oggi infatti potremo adoperare dei sistemi innovativi che ci consentiranno di trasferire i messaggi archiviati direttamente sul pc in formato scritto o in messaggio di posta elettronica o anche fax. Ogni ufficio può essere riconosciuto con un codice particolare per poter essere connesso con tutta l’azienda.

Ogni segreteria telefonica inoltre dispone di un determinato spazio di archiviazione dei messaggi. Di solito le comuni linee telefoniche possono archiviare fino a 15 messaggi vocali. Ma con i sistemi innovativi moderni, potremo acquistare uno spazio maggiore per poter contenere un numero più grande di vocali. Occorre sempre ricordarsi che le registrazioni possono avere una durata di circa 90 secondi. Queste poi possono essere eliminate o archiviate per riascoltarle.

Classe 1993, laureata in Lingue e in Giornalismo e nata a Roma. Da sempre sono un’appassionata di scrittura in ogni sua forma: dalla cronaca all’attualità, dalla tecnologia fino all’informatica. Amo scoprire sempre nuove cose sul mondo della telefonia e del comfort. Scrivo per alcuni giornali locali e per alcuni siti sulla tecnologia. Approfondire le tematiche è il mio unico credo, prima di tutto c’è sempre la Scoperta.

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